個人情報保護の観点からメールアドレス収集の時に３つのやるべきこと2023

マーケティングメール送信の許可をしていないTeachableのアカウント作成者に、Zapierを通じてMailchimpでマーケティングメールを送っていいのか？

このようなご質問を、記事「TeachableのDesitalDownloads機能は他のリードマグネット配布方法とくらべてどう違うのか？」に対していただきました。

わたしは、2022年の日本においては、次の３つの対策をとっていれば、お送りしていいという考えでおります。

この記事では、わたしが講じている３つの対策をご紹介します。

１、メールアドレス入力欄付近に２つの記載

資料請求なり、セミナー参加の予約なりでメールアドレスをご記入いただく欄を設けます。

このご記入欄の近くに、次の２つの項目を必ず記載するようにします。

ひとつは、個人情報保護方針記載頁へのリンク。

もうひとつは、「マーケティングメールを今後送信するよ」という趣旨の注意書き。

まず、個人情報保護方針について。

メールアドレスやお名前など個人情報をいただいてマーケティングする場合、プレゼントを差し上げるとか、クッキーでデータを取るという場合も含めて、必ず個人情報保護方針を事業主体として掲げなければならないというのは、みなさまもご存知ですね。

その頁をすぐに参照できるリンクをメールアドレス収集欄近くに載せます。

もうひとつの、「マーケティングメールを今後送信するよ」という注意書きについてです。

わたしがどんなものを書いているのかを参考までに、あげます。

例

「PDFダウンロードをご請求いただく際、メールドレスをご登録ください。ご登録いただいたメールアドレス宛に、定期的に和田美香オンラインスクールからブログ更新通知やキャンペーンメールを送らせていただきます。お送りするマーケティングメールがご不要な場合は、いつでも簡単にキャンセルいただけます。」

注意書きとして書くポイントは、２つです。

「今後、キャンペーンメールを送るよ」ということ。

それだけでなく、「でも嫌ならキャンセルも簡単にできるよ」ということも、伝えておくこと。

これは、必ずやっておきたいことの３つめにもつながってきます。

２、メールのフッターに「なぜ送っているか」を明記する

メールのフッターに、なぜこのメールを送っているのか、という説明を毎回つけてお送りするようにします。

たとえば、和田の場合、Mailchimpに記載するフッターには毎回次の文章が掲載されるよう設定しています。

例

「和田美香オンラインスクールから「メールを購読する」登録をいただいた方、和田美香オンラインスクールの教材を受講いただいている方に、おおくりしています。」

Mailchimpの設定は

Audience>Settings>Required email footer content>Permission reminder

の項目で設定できますよ。

あなたの設定も、ここできちんと説明文が書けているかどうか確認してみてください。

３、メールアドレス登録解除が簡単にできる

配信されてきたメールが「うざい」。でも、解除リンクがすぐにみつからない。

解除するには配信者にメール返信しなければならない。

そんな経験、あなたにもありませんでしょうか。

このメールはほぼ全て、「迷惑メールホルダー」にお蔵入りになっていまうことになります。

迷惑メールホルダーに入ってしまって開封されていないメールを大量に送りつけているメールサーバーは、「役にたたないメールを送るサーバー」と認識され、余計に、メールの到達率が悪くなる可能性があります。

なので、個人情報を大切にするというだけでなく、メール到達率をあげる観点からも、「不要な人には、手軽に解除してもらうしくみ」があることが有効です。

Mailcmimpのフッターには、必ず解除リンクが記載されています。解除リンクを削除したフッターをつくるとMailchimpはメール送信ができない仕組みになっています。

あなたも、確認してみてください。

・解除リンクはすぐみつかるところに配置されてますか？

・解除操作は1～2回程度の「すぐ」操作できるものですか？

解除リンクが親切な設計になっているかどうか、これ、大事です。

GDPRをどう考えるか

GDPRとは、「EU一般データ保護規則」（GDPR：General Data Protection Regulation）のことで、個人データ保護やその取り扱いについて詳細に定められたEU域内の各国に適用される法令のことです。EU居住者の個人データを取り扱う場合、EUで活動する企業かどうかに関わりなく対応が求められます。GDPRの特徴のひとつに、規制に違反したときに多額の制裁金が課せられる、ということがあります。個人情報の侵害に対して、かなり個人ひとりひとりの意識も高いですし、扱う企業も、メールアドレス取得や取り扱いには繊細で堅固な対応をもとめられています。

TeachableもMailchimpもヨーロッパ市場も含めた利用者を対象としたシステム会社です。そのため、GDPRに対応できる仕組みをもっています。

いまのところ、日本市場のみを対象とするわたしたちは、GDPRにのっとった対応は不要です。

ですが、世界的な潮流として、個人情報保護の流れはより厳格化する方向にあるなかで、将来に向かって日本も同じ方向に進むことが想定されます。

ビジネス資産としてメールアドレスを収集するわたしたちマーケターは、日本においても、システム利用とシステム運用の両面から、「GDPR並の個人情報取得と運用の壁の高さ」を想定し、「ただ集めればいい」というだけでない工夫を始める必要があるでしょう。

あなたが設置している「個人情報保護方針」はきちんと最新法令にのっとっていますか？

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